People Soft

Comme plusieurs d’entre vous l’on déjà remarqué, l’implantation du nouveau logiciel de gestion des ressources humaines de l’Université Laval, People Soft s’effectue toujours de façon aussi chaotique. Aussi, voici donc un récapitulatif de la situation actuelle. Vous trouverez sur cette page

 

People Soft, c'est quoi?

People Soft ou MSI GRH, comme certains gestionnaires l’appellent, est un système de gestion de données. Il devrait être utilisé à la fois par les ressources humaines de l’université et le service des finances. La particularité principale de ce programme est sa capacité à gérer les données concernées par plusieurs interfaces, chacune d’elle ayant un niveau d’accès qui lui est propre. Il y a trois interfaces, soit une par type d’utilisateur, c’est-à-dire une pour les cadres, une pour les gestionnaires et enfin une pour les employé(e)s. Aussi, quand l’université parle de « guichet libre-service » c’est plus précisément de l’interface pour les employé(e)s dont il s’agit.

Cette interface employé(e)s est la même pour l’ensemble des salariés de l’université. Elle devrait notamment vous permettre de mettre à jour vos données personnelles et bancaires, de faire le suivi de vos relevés de paies et même d’y inscrire vos heures de travail. Ce dernier volet est particulièrement important, car il existe en théorie deux types de traitements de la paie : une par contrat avec un horaire et une à l’heure. Vous pouvez accéder à People Soft RH sur la page d’accueil des ressources humaines de l’Université Laval à l’adresse suivante : http://www.rh.ulaval.ca/sgc/accueil . L’accès est en haut à droite de la page, sous les offres d’emplois.

Comment savoir quelle est la nature de mon contrat?

Les informations mentionnées ci-dessous se retrouvent dans People Soft RH/déclaration d’heures/feuille de temps/le dossier que vous désirez consulter.

Les auxiliaires ayant un contrat avec un nombre d’heures déterminé ne devraient pas avoir à faire la saisie de leurs heures travaillées. Leur horaire est considéré comme régulier, puisqu’ils ont un horaire répétitif d’une semaine à l’autre. Donc, si vous avez un contrat de 15 heures semaines, vous devriez être payé 15 heures semaine sans avoir à faire de déclaration. Dans ce cas, vous devriez voir un nombre d’heures d’inscrit à côté de ‘‘heures prévues ’’, cela correspond au nombre d’heures par semaine de votre contrat.

L’information est dans People Soft, mais elle n’est pas encore inscrite sur les contrats. Selon l’employeur, cela devrait se faire sous peu et pour un tel contrat, on retrouvera la mention ‘‘E’’. La majorité des auxiliaires devraient faire partie de cette catégorie.

Pour les autres, la gestion à l’heure devrait toucher les gens qui doivent assurer une prestation de travail durant une période déterminée, soutien dans un laboratoire, travail de bureau dans un département ou aux résidences, service d’ordre étudiant, etc. Ces tâches recoupent principalement des auxiliaires administratifs, mais aussi des auxiliaires de recherche et d’enseignement. Si vous êtes dans cette situation, vous devriez voir un onglet intitulé ‘‘Solde congés et congés compensatoires’’ dans lequel vous avez le nombre d’heures total prévu au contrat. Vous devez alors saisir vos heures dans le système sinon aucune paie ne sera générée. L’information n’est pas encore inscrite sur le contrat, mais cela devrait se faire sous peu et sera identifié par la mention ‘‘H ’’, comme c’est le cas dans People Soft.

Si vous avez des dossiers où il n’y a ni nombre d’heures à ‘‘heures prévues’’ ni onglet intitulé ‘‘Solde congés et congés compensatoires’’, renseignez-vous auprès de la personne qui saisit les contrats afin de savoir à quoi ils font référence. Nous ne sommes pas en mesure de vous en dire plus sur ce sujet puisque nous n’avons pas encore reçu de réponses aux questions posées au vice-rectorat aux ressources humaines (VRRH).

Il n’est pas encore possible de distinguer les deux types de contrats sur le format papier, mais comme mentionnés plus haut, le syndicat a fait part de la situation à l’employeur et des éléments devraient bientôt être ajoutés, soit la mention ‘‘E’’ pour un contrat où les heures sont automatiquement dans le système et ‘‘H’’ pour les contrats où l’auxiliaire doit saisir ses heures.

Des explications précises sur la façon de saisir les heures sont disponibles sur le site des ressources humaines : http://www.rh.ulaval.ca/sgc/accueil. Nous vous invitons à les consulter et faire appel au service de support de People Soft pour tout problème technique.

 

Quel est le plan d’action de votre syndicat dans ce dossier?

Pour ce qui est de votre syndicat, sachez que nous effectuons des pressions sur l'Employeur depuis plus d'un an à ce sujet. Comme vous pouvez l'imaginer, un tel système a des ramifications tentaculaires qui s'étendent bien au-delà de la paie. Vous avez d'ailleurs pu lire la position du syndicat à ce sujet dans un récent article d'Impact Campus. Nous communiquons presque quotidiennement avec les responsables des ressources humaines afin de les aider à minimiser les dégâts et les retards. Nous montons actuellement un dossier de l'ensemble des problématiques liées à People Soft afin d'aider l'Employeur à cibler les enjeux prioritaires sur lesquels agir. La priorité numéro un étant assurément le paiement du salaire des auxiliaires. Parallèlement, le SA2RE a convoqué une rencontre intersyndicale avec les autres syndicats de l'Université Laval afin de créer un front commun sur la question. De plus nous avons fait des démarches auprès des associations étudiantes pour essayer d’obtenir un gel des pénalités liées au paiement en retard de leurs frais de scolarité à cause de la situation actuelle. Nous sommes également en train de monter une formation virtuelle qui sera disponible sur notre site web afin de compenser les lacunes de l’université en matière de formation. Enfin, des publicités dans l’Impact campus, des mémos par courriel et sur le site web ainsi que des tournées facultaires sont déjà mis en branle pour vous informer le mieux possible de l’état de la situation.

Quels moyens sont à votre disposition?

Comme vous l’aurez compris, il existe deux grandes catégories de problèmes liés à People Soft : soit ceux liés à la paie et ceux liés au manque de formation et au fonctionnement de l’interface en tant que tel.

Pour ce qui est de vos problèmes de paie, tout est lié aux problèmes de saisie des contrats. Les plus chanceux d’entre vous ont eu la chance de finalement recevoir des paies complètes, mais ces dernières sont payées en différé soit deux semaines plus tard à cause du changement fait dans la procédure de paie par l’employeur. De plus à cause du retard dans la saisie et de l’approbation des contrats par le Vice rectorat aux ressources humaines en janvier d'autres, moins chanceux, ne reçoivent encore que des avances de paie. Enfin d’autres n’ont toujours pas reçu de paie du tout parce que leurs heures de travail n’ont pas été saisies dans People Soft ou parce qu’il y a eu des erreurs administratives dans la saisie de leur contrat.

Pour ce qui est des problèmes liés à l’utilisation de People Soft en tant que tel, sachez que l’université a mis en place un service de soutien disponible en ligne à l’adresse suivante : http://www.rh.ulaval.ca/sgc/accueil. De plus, des formations de groupes sont censées être disponibles sur demande dans vos départements et unités.

Enfin, comme nous l’avons mentionnée plus tôt dans notre plan de gestion de crise, nous sollicitons votre collaboration pour monter un dossier complet des problèmes de fonctionnement engendrés par l’implantation. Nous vous prions donc de nous aider à vous aider en vous assurant que vos demandes d’informations contiennent les informations suivantes : dates de début et de fin de contrat, le nombre d’heures prévues au contrat par semaine, le montant des avances et le montant normal de la paie dans le cas de problèmes de salaire.

 

Qui sont les responsables?

Comme vous avez pu le constater, nous faisons actuellement tout ce qui est en notre pouvoir pour aider et forcer l’Université Laval à corriger la situation actuelle dans les meilleurs délais possible. Nous n’avons malheureusement aucun contrôle sur l’implantation du système, la saisie de vos contrats ou le paiement de vos salaires directement. Aussi, si vous avez des récriminations à faire sur le manque de leadership et de vision dans ce dossier, je vous encourage à les adresser au Vice-recteur aux Ressources humaines monsieur Michel Beauchamp dont voici l’adresse ulaval : Michel.Beauchamp@vrrh.ulaval.ca<mailto:Michel.Beauchamp@vrrh.ulaval.ca> car même si l'université pilote le dossier depuis plus de 4 ans, ils n'ont pas prévu l'impact du nouveau système sur la paie, la gestion des heures, l'émission de contrats, etc.